Das bieten wir...

Eine interessante, abwechslungsreiche Aufgabe mit angemessenem Gestaltungsspielraum und vielen persönlichen Kontakten
Eine unbefristete Stelle in Vollzeit
Vergütung nach Entgeltgruppe 9 a TVöD
30 Tage Jahresurlaub plus 24. und 31. Dezember frei
Attraktive Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie betriebliche Altersvorsorge, Sonderzahlungen und die Möglichkeit von Bildungsurlaub
Individuell gestaltbare Qualifizierungsmöglichkeiten
Kostenfreies Premium-Jobticket für das gesamte RMW-Gebiet

Ihre Aufgaben...

Selbstständige Koordination von internen und externen Besuchen, des Terminkalender und der Wiedervorlage
Telefonische/schriftliche Vereinbarung von Gesprächs- und Sitzungsterminen
Vorbereitung und Abwicklung von interner und externer Korrespondenz, Berichten und Präsentationen
Selbstständige Aktenführung, Pflege von Adressdateien zur Erstellung von Einladungen oder Karten in Form von Serienbriefen
Organisation von Dienstreisen
Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Sitzungen bzw. Besprechungen sowie das Arrangieren der internen Sitzungen und Sitzungsräume
Entgegennahme, Erstbearbeitung und Weiterleitung bzw. abschließende Bearbeitung eingehender interner und externer persönlicher, telefonischer, elektronischer oder schriftlicher Anfragen sowie Versand elektronischer und schriftlicher Informationen
Eigenständige Klärung von Sachverhalten mit dem Ersten Stadtrat, den Fachbereichs- bzw. Referatsleitungen, Mitarbeitenden, Bürgerinnen und Bürgern, Verbänden, Firmen, der Presse sowie anderen Behörden und politischen Parteien
Besorgung und Abrechnung von Präsenten
Mitarbeit bei speziell zugewiesenen Sonderaufgaben

Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte, Office-Managerin (w/m/d) oder vergleichbar und haben Erfahrungen im Sekretariat, bevorzugt Chefsekretariat
Für die Aufgabenwahrnehmung werden grundlegende Kenntnisse kommunaler und politscher Strukturen benötigt
Ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz, Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie ausgesprochenes Organisationstalent und Teamfähigkeit
Absolute Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein wird aufgrund der Aufgabenstellung vorausgesetzt
Überdurchschnittliches Engagement, Belastbarkeit, Flexibilität und gutes Durchsetzungsvermögen
Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme, speziell in Outlook
Ein freundliches und gepflegtes Auftreten
Ortskenntnisse sind von Vorteil
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Bereitschaft zu Arbeitszeiten auch in den Abendstunden und an Wochenenden (in Einzelfällen)

Bitte bewerben Sie sich online bis 8. September 2024